Markerplanering — ett visuellt planeringsverktyg
Henrik Hindbeck | 2008-09-24
Överskattar ditt team sin förmåga att färdigställa funktionalitet under planeringar? Behöver ni skära i innehållet när sprintslutet närmar sig eller jobba övertid för att hinna med det sista? Ingen fara, Henrik Hindbeck har en enkel, visuell och snabb metod för att hjälpa team att ta sig an en rimlig arbetsbörda under planeringsdagen.
Team som precis har börjat med Scrum eller nyligen formade team där hastigheten ännu inte är känd tenderar ofta till att överskatta den mängd arbete de kan färdigställa under en sprint. I denna artikel beskriver jag en metod som jag kallar "Markerplanering" och som hjälper teamet att visualisera den ansträngning som krävs för att ta en uppgift från backloggen och färdigställa den enligt teamets definition av klart. Den tydliga visualiseringen och relaterandet till tillgänglig tid gör det lättare för teamet att förstå sina begränsningar och hitta en långsiktigt hållbar hastighet.Förberedelser
För att denna övning ska bli så effektiv som möjligt under en sprintplanering krävs ett antal förberedelser.- Lättrörlighet — Samtliga i teamet ska ha kännedom om hur man arbetar lättrörligt enligt Scrum eller någon annan metod, och veta vilka förväntningar som finns på de olika rollerna.
- Tillgängliga timmar - Förväntad närvaro i projektet för samtliga teammedlemmar ska vara känd. Använd en fokusfaktor eller effektivitetsfaktor, uppskattad eller beräknad från föregående sprintar, för att beräkna totala antalet effektiva timmar tillgängliga för teamet.
- Backloggen - Backloggen måste vara prioriterad, och det ska finnas en viss nivå av kunskap i teamet kring de högst prioriterade uppgifterna vilket i sig kan kräva ett separat möte innan planeringsdagen. Varje uppgift i backloggen som kan komma att bli aktuell för sprinten ska finnas dokumenterad på ett separat ark med så pass mycket detaljer att teamet kan diskutera den.
- Definiera Klart - Teamet ska ha en gemensam och externt kommunicerad definition av "Klart" och vad som krävs för att en uppgift ska ses som avslutad.
Genomförande
Planeringen genomförs i två steg; först en grovplanering och sedan en deltaljplanering. Det är under grovplaneringen som markerplanering har visat sig lämpligast men tekniken går med mindre modifieringar att använda även under detaljplaneringen.- Varje medlem i teamet ges en marker för varje fyra effektiva timmar de har tillgängliga i den kommande sprinten. Alla medlemmars marker placeras i en gemensam pool från vilken teamet senare kan dra timmar för att tilldela till uppgifter. Bland tipsen i slutet av denna artikel kan du se hur man kan hantera tillgängliga timmar kopplat till olika kompetensområden (grafiker, programmerare, testare).
- Uppgifterna från backloggen läses upp i prioritetsordning. En kort diskussion genomförs i teamet för att identifiera de kompetensområden som krävs för att realisera uppgiften. De deltagande kompetensområdena placerar marker motsvarande det antal timmar de uppskattar att uppgiften tar att lösa på uppgiftsarket. Om teamet har gjort sin hemläxa innan planeringen så tar detta endast ett par minuter per uppgift.
- Övriga i teamet får nu chansen att kommentera och ifrågasätta uppgiftens estimat och innehåll. På detta sätt verifierar man att teamet är överens om estimaten och att inga aktiviteter missas. Justera estimaten om ny information framkommer under diskussionen. Eventuella oklarheter reds ut med produktägaren.
- Nästa uppgift läses upp och processen upprepas till dess att alla eller merparten av markerna är utplacerade eller då något ingående kompetensområde inte kan uppfylla åtagandet. Om det fortfarande finns marker kvar för något kompetensområde läses lägre prioriterade uppgifter upp för att fylla sprinten till en lagom nivå. För att undvika frestelsen att "låna" marker från högre prioriterade uppgifter genom att minska tiden på dessa tillämpas principen "lagd marker ligger".
- De uppgifter som fick marker tilldelade kan nu kommuniceras till produktägaren som teamets åtagande för sprinten. Alla parter bör vara införstådda i att åtagande kan behöva ändras som ett resultat av nya upptäckter under den kommande detaljplaneringen.
Efter grovplaneringen tar detaljplaneringen vid och under denna detaljerar teamet de faktiska aktiviteter som behöver genomföras för att realisera uppgiften. Hur man väljer att genomföra detaljplaneringen beror på vad teamet tycker fungerar bäst och vad man är van vid. Vissa team gör den individuellt och andra föredrar att göra den gemensamt. När samtliga uppgifter är detaljerade bör tiderna summeras av teamet och återkopplas till produktägaren för att återigen säkerställa att arbetsmängden och innehållet är korrekt.
Tänkvärda Tips
- Avrunda timmar och marker på ett sådant sätt att det uppfattas som ofördelaktigt för arbetsmängden. Om antalet tillgängliga effektiva timmar under en sprint är 43 och varje marker är värd 4 timmar så avrunda till 10 marker istället för till 11 men en aktivitet som uppskattats till 5 timmar får 2 marker och inte 1.
- För att visualisera arbetsfördelningen mellan kompetensområdena kan olikfärgade marker användas.
- Dubbelkolla arbetsinsatsen efter detaljplaneringen och stryk uppgifter ur sprinten redan nu om så krävs.
- Uppdatera fokusfaktorn efter varje sprint. Förhoppningen är ju att teamen ska bli effektivare och effektivare ju längre man jobbar tillsammans, men även justeringar åt andra hållet kan vara nödvändiga.
- Undvik personliga marker så långt som möjligt, tanken är inte att knyta personer utan endast kompetensområden till uppgifterna.
- Glöm inte, lagd marker ligger! Det är lätt att frestas till att låna en eller ett par marker för att få med en extra uppgift i sprinten men detta brukar oftast straffa sig i slutändan.
Summering
Det finns ett flertal fördelar med att använda denna övning, några av dem är att den:- Främjar återkoppling i teamet och diskussion kring estimat
- Bidrar till gemensamt ägande av uppgifter
- Skapar helhetssyn över sprinten
- Visualiserar storleken på uppgifter och deras inbördes förhållanden
- Minskar det slöseri det innebär att detaljplanera uppgifter som i alla fall inte kommer att hinnas med under sprinten
- Håller arbetsmängden på en rimlig nivå, vilket minskar risken för utökning av den tekniska skulden eftersom man inte behöver fuska i slutet på sprinten
Detta ska förhoppningsvis hjälpa dig att komma igång med visuell planering och hjälpa dig och ditt team till bättre åtaganden. Som alltid i lättrörliga metoder är detta ett sätt att göra, men du får aldrig sluta att reflektera över ditt arbetssätt eller ta någon annans ord för sanning, utan alltid söka dina egna vägar och lösningar.
|
| Henrik Hindbeck är certifierad Scrum Master och produktägare och jobbar som konsult inom agil utveckling på Citerus. Diskutera visuell planering med Henrik via mail på henrik punkt hindbeck at citerus punkt se. |
Ordet PNEHM! bildas av de värdeord Citerus konsulter vill bli förknippade med; prestigelöshet, nyfikenhet, engagemang, helhetssyn och mod. Utropstecknet står för en vilja att agera professionellt i alla lägen.
